FPH : le remboursement des frais de déplacements temporaires

De quoi s'agit-il ?

Il s’agit de rembourser aux agents des établissements publics mentionnés à l’article L5 du Code Général de la Fonction Publique (CGFP) des frais occasionnés à l’occasion des missions, y compris en cas d’intérim.

Il s’agit des frais des déplacements temporaires ou occasionnels, et non des frais relatifs au trajet domicile-travail, des frais de stage, des indemnités de tournée ou des frais de changement de résidence.

Ces frais peuvent être des frais de déplacements kilométriques, en voiture, (y compris les frais de stationnement et les péages), en taxi, en 2 roues, en bus, en réseau ferré, en bateau ou en avion, de nuitée et de repas. Le petit-déjeuner et la taxe de séjour sont inclus dans les remboursements de nuitée.

Le texte du décret de référence précise que le terme « résidence » renvoie à la résidence administrative.

Qui est concerné ?

Tous les agents publics hospitaliers, et les intervenants extérieurs qui collaborent, en sont également bénéficiaires.

Qui peut en bénéficier ?

Tout agent, appelé à se déplacer pour les besoins du service hors de sa résidence administrative ou de sa résidence familiale, muni d’un ordre de mission.

L’ordre de mission doit émaner de l’employeur ou de son représentant. Il peut aussi s’agir d’une convocation ou d’une invitation.

Les ordres de missions permanents, soit d’une durée maximum de 12 mois, peuvent être délivrés aux personnels itinérants ou aux agents appelés à se déplacer dans la limite géographique définie par l’ordre de mission.

L’agent en intérim est celui qui est désigné pour occuper un poste momentanément vacant, situé hors de sa résidence familiale ou administrative.

Comment sont-ils calculés ?

Les frais de remboursement sont calculés par référence à l’ordre de mission.

La mission commence à l’heure du départ de la résidence administrative et se termine à l’heure d’arrivée à celle-ci, sauf autorisation donnée par l’employeur de partir de la résidence familiale et d’y revenir.

La mission commence ½ heure avant le départ du transport en commun utilisé par l’agent (1h s’il utilise l’avion ou le bateau).

L’intérim se calcule par journées entières, du jour de l’arrivée au poste jusqu’au jour de départ inclus, si l’indemnité d’intérim est due.

L’agent est remboursé sur la base du trajet le plus court entre le lieu de résidence et le lieu de la mission.

Le nombre de kilomètres remboursés correspond au trajet aller/retour.

Le taux applicable pour l’utilisation de la voie ferrée est le prix kilométrique en 2^nde classe de la SNCF, sauf autorisation de prise en charge au tarif 1^ère classe. Les suppléments obligatoires sont également remboursés, ainsi que les couchettes pour les trains de nuit ; le versement de l’indemnité de nuitée est alors exclu.

Pour les déplacements en bateau ou en avion, le remboursement se fait également sur la base du tarif le plus économique.

S’agissant de la prise en charge des nuitées, celle-ci est due si l’agent se trouve en mission entre minuit et 5 heures.

Pour les frais de repas, le repas du midi est remboursé s’il intervient durant la pause méridienne de la mission, soit entre 11h et 14h. Le repas du soir est remboursé si l’agent est en mission entre 18h et 21h.

Si l’agent est affecté outre-mer et est appelé à se déplacer en territoire métropolitain de la France, les indemnités de toute nature sont calculées en fonction du barème du lieu d’affectation.

Quelles sont les modalités de versement ?

Le remboursement est effectué différemment selon les employeurs : il peut y avoir une avance octroyée par un régisseur d’avances, dans la limite de 75% du montant des sommes estimées dues en fin de mission, un remboursement par un régisseur ou un remboursement par le comptable du Trésor à la demande de l’ordonnateur. Surtout, les établissements peuvent conclure des contrats qui permettent aux agents de se procurer directement des titres de transport ou des réservations dans des hôtels.

Parallèlement, il n’y a pas de règle précise quant aux délais de remboursement, sinon que les services financiers, en application du principe d’annualité, essayent de clôturer ce type de dossier au mois de décembre.

Les remboursements sont effectués, soit à l’issue de la mission, soit mensuellement.

Quel en est le montant ?

Il importe de rappeler que le montant résulte du calcul pour les seuls frais pris en charge par l’agent.

Ainsi, l’agent à qui il a été délivré gratuitement par son établissement un billet de train, ne pourra pas bénéficier du remboursement de ce qu’il n’a pas payé.

Il existe une règlementation, règle de base, que le directeur est susceptible d’améliorer, par décision du conseil d’administration de l’établissement, mais dans la limite du montant réellement exposé.

Il existe, parallèlement au remboursement des frais de transport, une indemnité forfaitaire pour les frais de repas, et une indemnité forfaitaire pour les frais d’hébergement dont le barème prend en compte la strate démographique du lieu de mission.

L’indemnité de repas est fixée à 15,25 €.

Paris inclut les communes suburbaines limitrophes ; Paris et les départements limitrophes constituent un même département au sens du décret.

L’indemnité de base de nuitée est fixée à 38,11 € en province et à 53,35 € à Paris. Les frais d’hébergement doivent toujours faire l’objet d’un justificatif du paiement. Elle inclut la prise en charge du petit-déjeuner.

L’indemnité journalière s’élève à 68,61 € en Province et à 83,86 € à Paris. C’est le même montant qui s’applique pour l’indemnité d’intérim.

En cas de séjour dans une même localité, l’indemnité de nuitée est réduite de 10% à compter du 11^e jour et de 20% à compter du 31^e jour.

S’agissant des indemnités kilométriques, celles-ci dépendent de la nature du véhicule, de la puissance, et du nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année, en application de l’arrêté ministériel du 14 mars 2022 dont il importe de préciser qu’il est applicable rétroactivement à compter du 1^er janvier 2022.

Cette indemnité est fixée à 10 € au minimum pour les véhicules à moteur.

Quelles formalités à remplir ?

Il s’agit de formalités substantielles. L’agent doit remplir un bordereau accompagné de tous les justificatifs. Il s’agit de justificatifs d’ordre administratif, notamment, l’ordre de mission, et, en cas de déplacement en véhicule personnel, de la carte grise et de l’attestation d’assurance « déplacements professionnels ». Et, dans la majorité des cas, le relevé d’identité bancaire pour les remboursements par virement.

Il s’agit ensuite des justificatifs d’ordre comptable, à savoir les factures et autres justificatifs de paiements.

Quelles en sont les principales caractéristiques ?

D’une part, si l’agent utilise son véhicule personnel, il doit en avoir obtenu préalablement l’autorisation. D’autre part, il doit avoir souscrit une assurance automobile spécifique « déplacements professionnels » auprès de son assureur.

Le remboursement des frais n’est pas imposable, sauf au cas où l’agent opte pour la déclaration des revenus aux frais réels. Dans ce cas, l’agent devra déclarer à l’administration fiscale les frais qu’il a engagés lors de sa mission, ainsi que le montant dont il a été remboursé.

Aucune mission ne peut durer hors du département de la résidence au-delà de 2 mois.

Comment accéder aux informations de remboursement ?

L’accès aux informations est parfois assez difficile en ce que celles-ci sont particulièrement éparses, les employeurs ayant des pratiques différentes.

Il convient de se référer à la délibération du conseil d’administration, mais celle-ci doit être au moins conforme à la réglementation générale et assurer un remboursement minimal correspondant.

À défaut d’obtenir les documents applicables auprès du service de gestion des ressources humaines, il est préférable de s’adresser à son représentant syndical.

Textes :

Décret n°92-566 du 25 juin 1992 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des fonctionnaires et agents relevant de la fonction publique hospitalière sur le territoire métropolitain de la France

Arrêté du 1er juillet 1999 fixant les taux des indemnités forfaitaires de déplacement prévues aux articles 9 et 36 du décret n° 90-437 du 28 mai 1990 NOR : FPPA9900097A

Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 NOR : BUDB0620005A