FPT : le remboursement des frais de déplacements temporaires

De quoi s'agit-il ?

Il s’agit de rembourser aux agents des frais occasionnés au cours des déplacements professionnels effectués au titre de leur activité professionnelle. Il faut que ces déplacements répondent à un objectif professionnel, et qu’ils soient initiés à la demande de la hiérarchie ou en conformité avec les missions de l’agent si celui-ci dispose d’une certaine autonomie dans ses déplacements à l’occasion de l’exercice de ses missions.

Il s’agit des frais des déplacements temporaires ou occasionnels, et non des frais relatifs au trajet domicile-travail, des frais de stage, des indemnités de tournée ou des frais de changement de résidence.

Ce sont également les frais de déplacement liés à la participation à des concours ou à des examens professionnels.

Ces frais peuvent être des frais de déplacements kilométriques, en voiture, (y compris les frais de stationnement et de péages), en taxi, en 2 roues, en bus, par réseau ferré, en bateau ou en avion, de nuitée et de repas. Traditionnellement, le petit-déjeuner et la taxe de séjour sont inclus dans les remboursements de nuitée.

Les frais de déplacement fréquents à l’intérieur de la résidence administrative, correspondant à des fonctions itinérantes, sont régis différemment. Sous réserve d’une décision de l’assemblée délibérante, ils peuvent donner lieu à l’octroi d’une indemnité annuelle de 615 €.

Qui est concerné ?

Tous les agents des collectivités locales c’est-à-dire des collectivités territoriales et de leurs établissements publics sont concernés.

Les intervenant extérieurs qui collaborent en sont également bénéficiaires.

Qui peut en bénéficier ?

Tout agent muni d’un ordre de mission. L’ordre de mission doit émaner de l’employeur. Il peut aussi s’agir d’une convocation ou d’une invitation (par exemple, émanant d’un organisme de formation). Mais il importe que la mission réponde à un objectif professionnel en lien direct avec le service. Ainsi, un déplacement pour suivre certaines formations pourrait ne pas être pris en charge.

Il convient, s’agissant des frais de déplacement liés à un stage ou à une formation, de distinguer deux cas :

Le stage est défini par l’article 7 du décret n° 2001-654. La prise en charge est obligatoire. Il s’agit des formations d’intégration, des formations de professionnalisation, des formations de perfectionnement et des actions de lutte contre l’illettrisme ou de l’apprentissage du français.

Si l’agent suit une formation d’un autre type (par exemple, une préparation aux concours, une formation obligatoire des policiers municipaux ou un séminaire), il appartient à la collectivité de décider si elle prend en charge les frais, par décision de l’organe délibérant.

En revanche, dans tous les cas, l’agent doit se voir refuser le remboursement de ses frais de déplacement si celui-ci a lieu dans la même agglomération que sa résidence ou s’il est remboursé par son employeur d’un abonnement pour les transports urbains qui desservent le lieu de la mission. De sorte, un agent bénéficiant de la prise en charge de son abonnement de transports en commun, en résidence à Cergy (Île-de-France) et qui se déplace en mission à Evry (Île-de-France), ne pourra bénéficier d’un remboursement des frais de transport, sauf à supposer qu’il ait été préalablement autorisé à utiliser un autre moyen de transport, son véhicule personnel par exemple.

La collectivité prend en charge les frais de déplacement liés à la participation à des concours ou à des examens professionnels, mais dans la limite d’un aller-retour par année civile, sous réserve d’une délibération le prévoyant. Il s’agit, plus précisément, de l’ensemble des déplacements liés à un même concours, c’est-à-dire, par exemple, tant les frais pour les épreuves d’admissibilité que les épreuves d’admission.

Comment sont-ils calculés ?

Les frais de remboursement sont calculés par référence à l’ordre de mission.

L’agent est remboursé sur la base du trajet le plus court entre le lieu de résidence et le lieu de la mission. Le premier problème apparaît au travers de la notion de résidence. Ainsi, si l’agent part à 14h00, il est supposé partir de sa résidence administrative. En revanche, s’il part le dimanche soir ou tôt le matin, certains employeurs se réfèrent à la résidence familiale.

Le nombre de kilomètres remboursés correspond au trajet aller/retour le plus court.

Le taux généralement applicable est le prix kilométrique en seconde classe de la SNCF.

S’agissant de la prise en charge des nuitées, la question se pose à 3 niveaux :

• À quelles conditions la nuitée est prise en charge la veille de l’exercice de la mission (ex : une mission à Nancy qui commence à 8h le lundi matin pour un agent dont la résidence est à Brest) ?
• À quelles conditions la nuitée est prise en charge si la mission dure 2 jours (par exemple, sur un lieu de mission distant de 85 km du lieu de résidence de l’agent) ?
• À quelles conditions la nuitée est prise en charge en fin de mission (par exemple, la mission s’achève à 20h à Nancy et l’agent est en résidence à Brest) ?

Pour les frais de repas, le repas du midi est remboursé s’il intervient durant la pause méridienne de la mission (entre 11h et 14h). Le repas du soir est remboursé si la nuitée l’est aussi.

La nuitée est prise en charge si l’agent est en mission entre 0h et 5h. Le repas du soir l’est si l’agent est en mission entre 18h et 21h.

S’agissant de certaines collectivités et, notamment, de structures intercommunales, celles-ci peuvent déterminer plusieurs résidences administratives lorsqu’il existe plusieurs lieux d’affectation des agents, par exemple, un Centre Intercommunal d’Action Sociale. De sorte, l’agent qui effectue des tournées sur le territoire de sa commune de résidence administrative bénéficiera de l’indemnité forfaitaire et de l’indemnité kilométrique pour les déplacements hors résidence administrative.

Quelles sont les modalités de versement ?

Le remboursement est effectué différemment selon les employeurs : il peut y avoir une avance octroyée par un régisseur d’avances, un remboursement par un régisseur ou un remboursement par le comptable du Trésor à la demande de l’ordonnateur. Surtout, il existe, dans certaines collectivités très importantes, des marchés qui permettent aux agents de se procurer directement des titres de transport ou des réservations dans des hôtels.

Parallèlement, il n’y a pas de règle précise quant aux délais de remboursement, sinon que les services financiers, en application du principe d’annualité, essayent de clôturer ce type de dossier au mois de décembre.

Quel en est le montant ?

Il importe de rappeler que le montant résulte du calcul pour les seuls frais pris en charge par l’agent.

Ainsi, l’agent à qui il a été délivré gratuitement par sa collectivité un billet de train, ne pourra pas bénéficier du remboursement de ce qu’il n’a pas payé.

Il existe une règlementation, règle de base, que la collectivité est susceptible d’améliorer, par décision de l’assemblée délibérante, mais dans la limite du montant réellement exposé et pour une durée limitée pour tenir compte de situations particulières et dans l’intérêt du service.

Il existe, parallèlement au remboursement des frais de transport, une indemnité forfaitaire pour les frais de repas, et une indemnité forfaitaire pour les frais d’hébergement dont le barème prend en compte la strate démographique du lieu de mission.

L’indemnité de repas est fixée à 17,50€

L’indemnité de base de nuitée est fixée à 70 €. Elle s’élève à 90 € dans les villes de plus de 200 000 habitants et dans la Métropole du Grand Paris et à 110 € à Paris. Les frais d’hébergement doivent toujours faire l’objet d’un justificatif de paiement. Elle inclut la prise en charge du petit-déjeuner.

En matière d’hébergement, les travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite bénéficient d’un taux spécifique de 120 € au 1er avril 2022.

S’agissant des indemnités kilométriques, celles-ci dépendent de la nature du véhicule, de la puissance et du nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année, en application de l’arrêté ministériel du 14 mars 2022, dont il importe de préciser qu’il est applicable rétroactivement à compter du 1er janvier 2022.

Cette indemnité est fixée à 10 € au minimum pour les véhicules à moteur.

Attention, les modalités de calcul des frais de déplacement diffèrent lorsque l’action de formation est prise en charge par le CNFPT. (Voir le site du CNFPT, Rubrique « Venir en formation »)

Quelles formalités à remplir ?

Il s’agit de formalités substantielles. L’agent doit remplir un bordereau accompagné de tous les justificatifs. Il s’agit de justificatifs d’ordre administratif, notamment, l’ordre de mission, et, en cas de déplacement en véhicule, de la carte grise et de l’attestation d’assurance pour les trajets professionnels. Et, dans la majorité des cas, le relevé d’identité bancaire pour les remboursements par virement.

Il s’agit ensuite des justificatifs d’ordre comptable, à savoir les factures et autres justificatifs des paiements.

Sauf demande expresse de l’ordonnateur, il n’est pas nécessaire de fournir de justificatifs pour les frais de déplacement, hors frais de repas et d’hébergement, dont le montant est inférieur à 30 €.

Quelles en sont les principales caractéristiques ?

D’une part, si l’agent utilise son véhicule personnel, il doit en avoir obtenu préalablement l’autorisation. D’autre part, il doit avoir souscrit une assurance automobile spécifique « déplacements professionnels » auprès de son assureur.

Le remboursement des frais n’est pas imposable, sauf au cas où l’agent opte pour la déclaration des revenus aux frais réels. Dans ce cas, l’agent devra déclarer à l’administration fiscale les frais qu’il a engagés lors de sa mission, ainsi que le montant dont il a été remboursé.

Comment accéder aux informations de remboursement ?

L’accès aux informations est parfois assez difficile en ce que celles-ci sont particulièrement éparses, les employeurs ayant des pratiques différentes.

Il convient de se référer à la délibération de la collectivité, mais celle-ci doit être au moins conforme à la réglementation générale et assurer un remboursement minimal correspondant.

À défaut d’obtenir les documents applicables auprès du service de gestion des ressources humaines ou si l’agent s’interroge sur le remboursement de ses nuitées, la pratique étant variable dans les collectivités et les établissements publics, il est préférable de s’adresser à son représentant syndical.

Textes

CGFP : L723-1

Décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlements des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics mentionnés à l'article 2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et abrogeant le décret n° 91-573 du 19 juin 1991 ;

Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat ;

Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'Etat NOR : BUDB0620005A ;

Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat NOR : BUDB0620004A.